Zó vat AI je mailbox automatisch samen

Waarom automatiseren? 

Power Automate is een handige tool van Microsoft waarmee je verschillende diensten aan elkaar koppelt. Denk aan Outlook, Excel, OneDrive... En als je daar AI aan toevoegt, gaat het systeem echt voor jou werken. 

AI kan bijvoorbeeld lange teksten samenvatten tot één korte kernzin, of zelfs specifieke informatie zoals 'taken' uit een mail filteren. Dat scheelt veel leeswerk en zorgt ervoor dat je altijd de belangrijkste zaken direct op een rijtje hebt. Je bouwt hiermee een eigen digitale assistent. 

Deel 1: de voorbereiding - de Excel-database 

Voordat wij Power Automate inzetten, hebben we een plek nodig waar de informatie uit jouw e-mails tijdelijk wordt opgeslagen. Zie het als een digitaal kladblok. Hiervoor gebruiken we gewoon een simpel Excel-bestand. 

1. Maak een nieuw Excel-bestand: Open Excel en begin met een leeg blad. Sla dit bestand direct op in je OneDrive of SharePoint. Waarom? Omdat Power Automate er dan online bij kan. Geef het een duidelijke naam, bijvoorbeeld: 'Dagelijkse E-mails'. 

2. Maak een tabel aan: Power Automate werkt met tabellen. Dus gebruik de functie 'Tabel invoegen' (te vinden onder het menu 'Invoegen'). Je tabel moet de volgende kolommen bevatten: 

• Afzender 

• Onderwerp 

• Samenvatting 

• Taken 

• Datum 
  
  Geef je tabel eventueel een herkenbare naam (bijvoorbeeld 'MailOverzicht'). 

Deel 2: Flow A - E-mails verwerken en opslaan 

Nu gaan we de eerste stap zetten naar een geautomatiseerde mailbox. Deze 'flow' (zo noemen we een automatisering in Power Automate) zorgt ervoor dat elke nieuwe e-mail die binnenkomt, wordt verwerkt, samengevat, en dat eventuele taken eruit worden gehaald. Daarna wordt alles netjes opgeslagen in je Excel-bestand. 

1. Start een nieuwe flow: 

• Ga naar Power Automate. 

• Klik op 'Maken' (Create). 

• Kies voor 'Geautomatiseerde cloudstroom' (Automated cloud flow). 

• Geef je flow een naam, bijvoorbeeld 'E-mail samenvattingen'. 

• Als 'trigger' (dat is het startpunt van je flow) kies je 'Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt (V3)' (When a new email arrives (V3)) van Office 365 Outlook. 

• Klik op 'Maken'. 

  Je komt nu terecht op een werkblad waar je de flow verder kunt gaan vormgeven. 

2. Configureer de trigger:

• Klik op het blokje 'Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt'. 
• Check aan de linkerkant of de verbinding met jouw Microsoft-account klopt. Zo weet Power Automate welke mailbox hij moet uitlezen.

3. Voeg de AI-samenvatting toe: 

• Onder de trigger ('Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt') klik je op het plusje '+' en kies je 'Nieuwe stap' (New step). 
• Zoek naar 'Een prompt uitvoeren' (Run a prompt) en selecteer deze. 
• Geef dit blokje een handige naam, bijvoorbeeld 'Maak samenvatting'. Dit maakt je flow straks een stuk overzichtelijker. 
• Kies 'Aangepaste prompt maken' (Create custom prompt). 
• Geef ook de prompt een duidelijke naam, bijvoorbeeld ‘Prompt voor samenvatting’. 
• Prompt instellen: Klik op 'Inhoud toevoegen' (Add content) en kies 'Invoertekenreeks' (Input text). Je krijgt nu een blokje te zien in het tekstveld.  Schrijf hieromheen de instructie voor de AI:
  Geef een samenvatting van de {tekst} in één zin. Geef de samenvatting in het Nederlands. 
  In deze prompt is {tekst} dus het blokje dat je eerder hebt toegevoegd aan het tekstveld. 
  Klik op 'Opslaan'. 
• Tekstinput voor de prompt: Je bent nu weer terug in de configuratie van het blokje ‘Een prompt uitvoeren’. Hier vind je een veld 'Invoertekenreeks'. Klik in dit vak. Rechts verschijnt een icoontje (een bliksemschicht). Klik hierop en kies 'Inhoud' (Body) van de 'Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt'-trigger. Hiermee verwijs je naar de tekst waarmee de prompt aan de slag moet gaan, in dit geval de body-tekst van de binnengekomen e-mail. 

4. Voeg de taken toe: 

• Ga weer naar het werkblad. Klik opnieuw op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 
• Zoek en selecteer opnieuw 'Een prompt uitvoeren'. 
• Kies 'Aangepaste prompt maken'. 
• Naamgeving: 'Haal taken uit mail'. 
• Prompt instellen: Ook hier dezelfde stappen. Klik op 'Inhoud toevoegen' en kies 'Invoertekenreeks'. Gebruik deze prompt:  

Lees de {tekst}. Bepaal of er taken in genoemd worden. Schrijf deze taken kort en krachtig op als bulletpoint. Formuleer ze als gebiedende wijs. Voorbeeld: Maak ..., Doe ..., Mail ... Vermeld ook aan wie de taken zijn toebedeeld door de naam tussen haakjes te vermelden. Voorbeeld: (Vincent). Plaats na iedere taak een <br>. Beschrijf de taken in het Nederlands. 

De prompt zorgt er voor dat de taken op een rijtje worden gezet, met de naam van de verantwoordelijke persoon erachter. De “<br>” zorgt ervoor dat iedere nieuwe taak op een nieuwe regel terecht komt. 

Klik op 'Opslaan'. 

• Tekstinput voor de prompt: Je bent nu weer terug in de configuratie van het blokje ‘Een prompt uitvoeren’. Hier vind je een veld 'Invoertekenreeks'. Klik in dit vak. Rechts verschijnt een icoontje (een bliksemschicht). Klik hierop en kies 'Inhoud' (Body) van de 'Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt'-trigger. Hiermee verwijs je naar de tekst waarmee de prompt aan de slag moet gaan, in dit geval de body-tekst van de binnengekomen e-mail. 

5. Sla de gegevens op in de Excel-database: 

• Ga weer naar het werkblad. Klik op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 

• Zoek en selecteer 'Voeg een rij toe aan een tabel' (Add a row into a table). 

• Configureer de Excel-actie: 

  • 'Locatie' (Location): Kies 'OneDrive voor Bedrijven' (OneDrive for Business) of SharePoint. 
  • 'Documentbibliotheek' (Document Library): Meestal 'Documenten' (Documents). 
  • 'Bestand' (File): Zoek en selecteer je Excel-bestand ('Dagelijkse E-mails.xlsx' bijvoorbeeld). 
  • 'Tabel' (Table): Kies de tabel die je eerder hebt aangemaakt (bijvoorbeeld 'Tabel1'). 
  • Vul de kolommen: Nu koppel je de kolommen van je Excel-tabel aan de informatie die je flow verzamelt. Klik in elk veld en gebruik de bliksemschicht om de juiste dynamische inhoud te selecteren: 
    • Afzender: Kies 'Van' (From) van 'Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt'. 
    • Onderwerp: Kies 'Onderwerp' (Subject) van 'Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt'. 
    • Samenvatting: Kies 'Tekst' (Text) van 'Maak samenvatting'. 
    • Taken: Kies 'Tekst' (Text) van 'Haal taken uit mail'. 
    • Datum: Klik op 'Meer zien' (See more) en kies 'Ontvangsttijd' (Received time) van 'Wanneer een nieuwe e-mail binnenkomt'. 

6. Sla op en test de flow: 

• Klik op 'Opslaan' (Save). Negeer eventuele waarschuwingen. 
• Klik op 'Testen' (Test). Kies 'Handmatig' (Manually). 

Stuur jezelf nu een test-e-mail. Ga daarna naar je Excel-bestand en check of de informatie (afzender, onderwerp, samenvatting, taken, datum) netjes is toegevoegd. Werkt het? Mooi zo! Zo niet, controleer dan de stappen nog eens goed. 
 

Deel 3: Flow B - Dagelijkse samenvattingsmail en database opschonen 

Deze tweede flow zorgt ervoor dat je elke dag, op een vast tijdstip, een overzichtelijke samenvattingsmail ontvangt met alle belangrijke informatie van de afgelopen 24 uur. En daarnaast ruimt hij je Excel-database netjes op, zodat die klaar is voor de volgende dag. 

1. Start een nieuwe flow: 

• Ga naar het hoofdscherm van Power Automate. Klik op 'Nieuwe flow' (New flow). 
• Kies voor 'Geplande cloudstroom' (Scheduled cloud flow). 
• Geef hem een naam, bijvoorbeeld 'Dagelijkse Samenvattingsmail'. 
• Stel de startdatum en -tijd in en geef aan dat deze '1 dag' (1 day) moet herhalen. 
• Klik op 'Maken'. 

 
Je gaat nu weer naar het werkblad van de flow. 
 

2. Configureer de herhaling (recurrence): 

• Klik op het blokje 'Herhaling' (Recurrence). 
• Stel in dat de flow 'elke dag' (1 day) moet draaien. 
• Kies de juiste 'Tijdzone' (Time zone). 
• Stel de 'Starttijd' (Start time) in. 
• Bij 'Op deze uren' (At these hours) geef je de gewenste tijd op, bijvoorbeeld '17' (voor 17:00 uur). 

3. Initialiseer een variabele voor de e-mailinhoud: 

• Ga weer naar het werkblad. Klik op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 
• Zoek en selecteer 'Variabele initialiseren' (Initialize variable). 
• Geef de variabele een naam, bijvoorbeeld 'Gegevens_Mails'. 
• Kies als 'Type' (Type) voor 'Tekenreeks' (String). De 'Waarde' (Value) mag leeg blijven. Deze variabele gaan we gebruiken om alle verzamelde informatie in te plakken, voordat we het in één keer versturen. 

4. Haal rijen uit de Excel-tabel: 

• Ga weer naar het werkblad. Klik op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 
• Zoek en selecteer 'Rijen in een tabel weergeven' (List rows present in a table). 
• Configureer de 'Locatie', 'Documentbibliotheek', 'Bestand' en 'Tabel' precies zoals je deed in Flow 1. Zo weet Power Automate welke data hij moet ophalen. 

5. Verwerk elke rij (apply to each): 

• Ga weer naar het werkblad. Klik op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 
• Zoek en selecteer 'Toepassen op elk' (Apply to each). 
• Klik in het veld 'Selecteer een uitvoer van vorige stappen' (Select an output from previous steps) en kies via de bliksemschicht voor 'waarde' (value) van de 'Rijen in een tabel weergeven'-actie. Dit zorgt ervoor dat Power Automate elke rij in je Excel-tabel één voor één doorloopt. 
• Ga weer naar het werkblad. Binnen dit 'Toepassen op elk'-blokje klik je op 'Een actie toevoegen' (Add an action). 
• Zoek en selecteer 'Toevoegen aan tekenreeksvariabele' (Append to string variable). 
• Kies bij 'Naam' (Name) je variabele 'Gegevens_Mails'. 
• Bij 'Waarde' (Value) ga je nu de opmaak van je samenvattingsmail bepalen. Gebruik de bliksemschicht om de dynamische inhoud uit je Excel-tabel toe te voegen. Een voorbeeld van de opmaak: 

 
<b>Afzender: </b>{Afzender}<br> 
<b>Onderwerp: </b>{Onderwerp}<br> 
<b>Samenvatting: </b>{Samenvatting}<br> 
<b>Taken: </b>{Taken}<br> 
<br> 
 
De waarden tussen de {} hierboven, voeg je toe met behulp van de bliksemschicht. Het zorgt ervoor dat die gegevens uit de Excel-database gehaald worden. De <br> zorgt voor een nieuwe regel in de e-mail, de <b> en </b> zorgen voor een opmaak in een vet lettertype. 
 

6. Verzend de samenvattingsmail: 

• Ga weer naar het werkblad. Klik buiten het 'Toepassen op elk'-blokje op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 
• Zoek en selecteer 'Een e-mail verzenden (V2)' (Send an email (V2)). 
• 'Aan' (To): Vul hier je eigen e-mailadres in. 
• 'Onderwerp' (Subject): Bijvoorbeeld Samenvatting e-mails afgelopen 24 uur. 
• 'Hoofdtekst' (Body): Typ een inleidende tekst, zoals ‘Dit is een samenvatting van de e-mails van de afgelopen 24 uur:’ en voeg hierachter met de bliksemschicht de variabele 'Gegevens_Mails' toe. 

 
Gefeliciteerd! De flow zal nu iedere dag een e-mail sturen met de samenvattingen en takenlijstjes. 
Maar we breiden deze flow nog een paar stappen uit, zodat de Excel-database na het versturen van de mail weer leeg wordt gemaakt en klaar is voor de volgende 24 uur. 
 
7. Wacht even (delay): 

• Ga weer naar het werkblad. Klik op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 
• Zoek en selecteer 'Vertragen' (Delay). 

 
○      Stel de 'Aantal' (Count) in op '1' en de 'Eenheid' (Unit) op 'Minuut' (Minute).  
 
Waarom we deze stap toevoegen? Om te voorkomen dat de samenvattingsmail die net verzonden is, direct weer wordt opgepakt door de volgende stap voordat de database wordt geleegd. 
 
8. Haal opnieuw rijen uit de excel-tabel (voor het legen): 

• Ga weer naar het werkblad. Klik op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 
• Zoek en selecteer 'Rijen in een tabel weergeven'. 
• Configureer deze actie opnieuw met de gegevens van je Excel-bestand. 

9. Verwijder elke rij (apply to each met delete row): 

• Ga weer naar het werkblad. Klik op het plusje '+' en 'Nieuwe stap'. 
• Zoek en selecteer 'Toepassen op elk'. 
• Klik in het veld 'Selecteer een uitvoer van vorige stappen' en kies via de bliksemschicht voor 'waarde' (value) van de laatste 'Rijen in een tabel weergeven'-actie. 
• Binnen dit 'Toepassen op elk'-blokje klik je op 'Een actie toevoegen'. 
• Zoek en selecteer 'Een rij verwijderen' (Delete a row). 
• Configureer de 'Locatie', 'Documentbibliotheek', 'Bestand' en 'Tabel' opnieuw. 
• 'Sleutelkolom' (Key Column): Kies 'Datum' (dit is uniek per seconde en werkt daarom goed als identificatie voor de data die verwijderd moet worden). 
• 'Sleutelwaarde' (Key Value): Kies via de bliksemschicht 'Datum' van de laatste 'Rijen in een tabel weergeven'-actie. 

10. Sla de flow op: 

• Klik op 'Opslaan'. Test de flow vervolgens om te zien of alles werkt. 

Tenslotte … 

Hiermee heb je je eerste automatisering gemaakt. Voordat je helemaal losgaat met automatiseren, nog een paar belangrijke tips: 

• AI maakt fouten: AI is superhandig, maar wees waakzaam. Soms kan een samenvatting net niet helemaal kloppen, of mist hij een taak. Blijf dus altijd zelf je e-mails scannen en zie de samenvattingen en taken als een handig hulpmiddel. 
• Verken templates: Power Automate zit vol met kant-en-klare 'templates'. Dat zijn voorbeelden van flows die je kunt gebruiken als inspiratie of als een snel startpunt. Kijk er eens rond! 
• Deel je successen: Heb je een mooie automatisering gebouwd waar je trots op bent? Of iets waarvan je denkt dat andere hypotheekadviseurs er echt iets aan hebben? Deel het! Zo inspireren we elkaar. 

Deze opzet lijkt misschien een ingewikkelde brei aan stappen, maar als je eenmaal in Power Automate bezig bent, zul je zien dat het heel logisch werkt. Door hiermee te experimenteren, ontdek je al snel hoe krachtig automatisering is en hoe het je dagelijkse werk als hypotheekadviseur een stuk lichter kan maken.