Efficiënter tekstverwerken met AI in Microsoft Word

Copilot is geen simpele spellingchecker. Het is een AI-assistent die helpt om sneller en professioneler te communiceren. Denk aan het opstellen van adviesrapporten, het personaliseren van e-mails en het analyseren van complexe documentatie. In deze blog laten we met praktische voorbeelden zien hoe Copilot het werk kan verlichten. 

Hoe te beginnen met Copilot? 

Copilot is te vinden op vier belangrijke plekken in Word: 

1. Boven het document: In een nieuw, leeg document verschijnt vaak direct een tekstveld. Leg hier Copilot uit wat geschreven moet worden. 

2. In het lint: Bovenaan, in het tabblad 'Start', staat een Copilot-icoon. Klik hierop en het chatvenster opent aan de rechterkant. 

3. Direct in de marge: Aan de linkerkant van de tekstregel verschijnt een klein Copilot-icoon. Dit gebeurt bij het klikken op een lege regel om iets nieuws te schrijven, of wanneer de cursor in een bestaande alinea geplaatst wordt. 

4. In het tekstmenu: Bij het selecteren van een tekst verschijnt Copilot in het tekstbewerkingsmenu. 

1. Een eerste concept schrijven (Draft with Copilot) 

Begin niet langer met een leeg document. Geef Copilot de opdracht om een eerste versie te schrijven voor een e-mail, een gespreksverslag of een deel van een adviesrapport. 

Praktisch voorbeeld: 
Een klant heeft een huis gekocht. Deze moet per mail vervolgstappen uitgelegd krijgen en ook worden gefeliciteerd. De prompt zou kunnen zijn: 

"Schrijf een concept voor een e-mail aan [Klantnaam] om hem/haar te feliciteren met de aankoop van de woning. Leg uit dat de volgende stap het verzamelen van de benodigde documenten is en dat ik de checklist als bijlage meestuur. Houd de toon professioneel, maar persoonlijk en bemoedigend." 

Copilot genereert een complete e-mail die enkel nog hoeft te worden gepersonaliseerd en daarna verzonden kan worden. Start Copilot hiervoor in het zijvenster rechts of vanuit de tekstbalk boven het document. 

2. Complexe taal vereenvoudigen en herschrijven 

Soms is het handig om formele of juridische taal uit de voorwaarden van een geldverstrekker te vertalen naar begrijpelijke taal voor de klant. Copilot is hier perfect voor. 

Hoe werkt het? 
Selecteer de complexe zin of alinea. Er verschijnt een Copilot-icoon in het tekstmenu. Klik hierop en kies 'Herschrijven'. Copilot geeft direct een aantal (eenvoudigere) alternatieven. 

Praktisch voorbeeld: 
Deze zin staat in de voorwaarden: "De onderhavige overeenkomst stipuleert dat de geldnemer gehouden is aan de voorwaarden zoals vastgelegd in de algemene bepalingen, met inachtneming van de wettelijke rentefluctuaties." 

Copilot kan dit herschrijven naar: 

• "In de overeenkomst staat dat u zich aan de algemene voorwaarden houdt. De rente kan veranderen volgens de wettelijke regels." 

3. Informatie omzetten naar een overzichtelijke tabel 

Een lijst met benodigde documenten of een kostenoverzicht is voor een klant veel duidelijker in een tabel. 

Hoe werkt het? 
Selecteer de tekst die de informatie bevat. Klik op het Copilot-icoon en kies 'Visualiseren als een tabel'. 

Praktisch voorbeeld: 
Selecteer de volgende tekst in een adviesrapport: 

"Voor de aanvraag hebben we de volgende documenten van u nodig: een recente salarisstrook, een ondertekende werkgeversverklaring, een kopie van het legitimatiebewijs, een overzicht van uw eventuele schulden en een getekende koopovereenkomst." 

Copilot maakt hier in één klik een nette checklist van in tabelvorm. 

4. Samenvatten en vragen stellen over documenten 

Een document met de productvoorwaarden van 50 pagina's ontvangen? Geen tijd om alles te lezen? Het Copilot-chatvenster is de redder in nood. 

Hoe werkt het? 
Open het Copilot-chatvenster (via het lint). Stel Copilot vervolgens vragen over het document. 

Praktische voorbeelden: 

• Samenvatten: "Vat de belangrijkste voorwaarden van dit document samen." 

• Specifieke informatie zoeken: "Wat zijn de voorwaarden en de boete voor vervroegd aflossen in dit document?" 

• Controleren: "Mag de klant volgens deze voorwaarden de hypotheek meenemen bij een verhuizing?" 

Copilot doorzoekt het document en geeft een beknopt antwoord, vaak met verwijzing naar de exacte pagina of sectie. 

Tips voor de beste resultaten 

• Wees specifiek: Hoe duidelijker de opdracht, hoe beter het resultaat. "Schrijf een introductie voor een adviesrapport voor starters" is beter dan "schrijf een introductie". 

• Geef context: Vermeld de doelgroep. "...schrijf dit voor een klant die zijn eerste huis koopt en weinig financiële kennis heeft." 

• Personaliseer altijd: Gebruik de output van Copilot als een efficiënte basis, maar voeg altijd de specifieke details en de persoonlijke benadering voor de klant toe. 

• Controleer op juistheid en compliance: Copilot is een hulpmiddel. Controleer altijd of de gegenereerde informatie (zoals voorwaarden of berekeningen) correct is en voldoet aan de Wft-richtlijnen. Jij blijft als adviseur eindverantwoordelijk. 

Copilot in Word kan helpen om routinetaken te automatiseren, zodat er meer tijd overblijft voor waar het echt om draait: persoonlijk en deskundig advies geven.